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| 会议接前期确认工作 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼 仪、翻译、通讯及文秘服务。） >>>返回 9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游 等安排）。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 >>>返回 1．预计多少人?是槕餐还是自助餐 2．餐品及种类标准确认 3．是否排放主桌和其他桌要如何摆饰? 4．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，还是请服务人员先给他们盘子? 5．是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要，在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接)? 6．是否要收取餐券?事先告诉宴会经理并提供"餐券样本"。 7．如果来的人没有餐券应如何处理? 8．是否在主桌的人也要求给餐券? 9．是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌? 10．晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发? 11．是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息? 12．有无少数民族、素食等特别安排，如果有最好事先告知。 >>>返回 你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。 1．费用(成本)与便利性。 2．是否邻近机场。 3．轿车或出租车是否足够。 4．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。 >>>返回 1．当地有何观光点。 2．购物。 3．休闲活动。 4．天候状况。 5．环境是否良好。 6．餐厅。 7．当地治安是否良好。 8．社区经济状况。 9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。 10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。 11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。 >>>返回 1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。 2．大厅(lobby)是否整洁，吸引人。 3．报到处是否容易找到： 4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。 5．询问处是否全天候有人值班。 6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。 8．舒适、整洁的饭店住房：现代化冲浴设备。充足光线。 足够的衣橱空间与衣架。烟雾警示器。火灾逃生资料是否清楚。 标准房与豪华房的大小。是否有特别楼层提供特殊服务。 豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。 订房的程序和方法。房间类别，如高楼层或低楼层， 每一种类别的房间数。 有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。会议房价与一般房价如何。 何时能提供确定的会议房价。是否需要保证数量与订金。进房与退房的时间。什么时间取消已预订的房间 付款方式..接受哪几种信用卡。万一取消订房，退款方式为何。 >>>返回 1．会议室尺寸(面积)。 2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。 3．会议室隔音设备是否良好。 4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。 5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。 6．固定设备如黑板、投影及银幕。 7．障碍物如圆柱。 8．视听设备： (1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。 (2)会议室天花板高度。 (3)是否有装饰灯架。 (4)装饰的镜子是否会反光。 (5)是否有窗帘遮住窗户光线。 (6)电源控制位置。 9．火灾逃生口。 10．公共区域是否整洁。 11．相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。 12．房间和公用电话是否很方便。 13．洗手间数量、位置，是否干净。 14．衣帽问数量、位置。 15．设备：桌子：①1．83米宽x 2．44米长。②一般教室桌宽38．1~45．7厘米。 (2)椅子：舒适并适合较长会议使用。 (4)讲台：站立式讲台。有灯光的讲台。 >>>返回 1、会务服务的总结、评估、会议主办者的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、按会议主办者要求做好欢送代表工作。 >>>返回 1、接站：向到达的每一位代表详尽介绍，让代表一到达会议目的地就对当地有所了解。免费提供会议接站用车的车头牌等。 向每一个房间有偿提供欢迎果蓝服务。 2、报到：向开会的每一位代表和客人送上会议服务指南，礼品（内容由会议主办者定），当地正规出版的 地图，酒店服务指南，会后考察服务指南等资料。 3、开会：向80人以上会议免费提供步话机或区域手机，保持最佳沟通状态，实现“无缝隙服务”。 提供会议秘书全程跟踪服务，参与会议接待工作的全过程，并服从会务组的工作安排。 有偿提供精美的酒店大门口欢迎横幅和会议室横幅及代表胸卡（内容由会议主办者定）。 有偿提供集体合影照和全程跟踪摄影服务。 免费提供行李和贵重物品酒店寄存服务。 提供委托各类信息收集服务。 4、考察：向考察的每一位代表和客人每一天送上2瓶本地名牌矿泉水。 向考察的每一位代表和客人提供太阳帽一顶。 每辆考察用车内配备“应急箱”一个，配备创可贴、风油精等常用应急物品。 提供二次考察服务。 5、票务：提供返程机、车、船票订票业务，免费送票。 提供其他委托代办服务。 6、送站：提供专人送站服务 提供委托统一退房、延时退房、续住服务。 提供VIP和特殊客人专人专车送站服务。 >>>返回 |